Hilfe

Hier findest du Hilfe zur Bedienung. Falls du keine Antwort auf deine Frage findest, dann schreib mir eine email.

1. Einstellunngen

1.1. Account

Für die Einrichtung deines Accounts sind verschiedene Angaben notwendig.

Name
Dein Name als Veranstalter bei EventHostr. Der Name wird auf den öffentlichen Seiten und im Admin-Bereich angezeigt.
Tagline (optional)
In der Tagline kannst du Zusatzinfos angeben wie z.B. dein Motto oder deine Zugehörigkeit zu einem anderen Verein. Die Tagline wird unterhalb des Namens auf der öffentlichen Seite des Veranstalters angezeigt.
Location
Deine Location gibt an, von wo aus du deine Veranstaltungen organisierst. Dadurch können Interessenten auf EventHostr dich besser finden.
Tags (optional)
Mit den Tags beschreibst du, was du tust und was du anbietest. Dadurch können Interessenten auf EventHostr dich besser finden.
Logo
Das Logo sollte quadratisch sein und eine Größe von 160x160 Pixel haben. Bilder die größer als 160x160 Pixel sind werden automatish konvertiert.
Titelbild
Das Titelbild wird auf der öffentlichen Seite angezeigt. Das Titelbild sollte eine Größe von 1154x150 Pixel haben.
Die Einstellungen können jederzeit geändert werden. Bitte beachte, dass die geänderten Einstellungen sofort wirksam werden und nicht rückgängig gemacht werden können.

Account_settings

1.2. Angaben für SEPA-Lastschriften

Mit EventHostr ist es ganz einfach möglich für angebotene Veranstaltungen eine Bezahlung per SEPA-Lastschrift einzurichten. Nach dem Ausfüllen des Online-Anmeldeformulars wird ein PDF-Dokument generiert das vom Teilnehmer heruntergeladen werden kann. Das PDF-Dokument enthält alle Angaben des Teilnehmers inkl. einem für die Eine eindeutige Mandatsreferenznummer wird dabei automatisch generiert. Für die SEPA-Lastschriftmandate werden verschiedene Angaben benötigt:

Gläubiger-ID
Die hier festgelegte Gläubiger-ID wird auf SEPA-Lastschriftmandaten angegeben. Die Gläubiger-ID muss beim jeweiligen Kreditinstitut des Veranstalters beantragt werden und wird von diesem zur Verfügung gestellt.
Name des Gläubigers
Der hier festgelegte Name des Gläubigers wird auf SEPA-Lastschriftmandaten angegeben.
Adresse des Gläubigers
Die hier festgelegte Adresse des Gläubigers wird auf SEPA-Lastschriftmandaten angegeben.
Allgemeiner Infotext
Der allgemeine Infotext erscheint im Kopfteil der Anmeldekarte. Hier können Hinweise zum Abgabeort und -datum für die Anmeldekarte gegeben werden.
SEPA-spezifischer Infotext
Der SEPA-spezifische Infotext erscheint im Feld mit Infos zur SEPA-Lastschrift auf der Anmeldekarte. Hier können Hinweise zur Fälligkeit der SEPA-Lastschriften gegeben werden..

Sepa_settings

1.3. Angaben für Online-Anmeldeformulare

EventHostr bietet die Möglichkeit unterschiedliche Infotexte für Veranstaltungen mit Barzahlung und Bezahlung per SEPA-Lastschrift anzuzeigen. Dadurch können Teilnehmer auf die unterschiedlichen Abläufe bei der Anmeldung und Bezahlung hingewiesen werden.

Infotext für Barzahlung
Hier können Hinweise zur Anmeldeung und Barzahlung gegeben werden.
Infotext für Bezahlung per SEPA-Lastschrift
Hier können Hinweise zur Anmeldeung und Bezahlung per SEPA-Lastschrift gegeben werden.
Der Infotext wird oberhalb des Online-Anmeldeformulars angezeigt.

Registration_form_settings

1.4. Konfiguration der Felder für Teilnehmer

Das Anmeldeformular, über das sich Teilnehmer zu einer Veranstaltung anmelden können, ist konfigurierbar und anpassbar. Es kann festgelegt werden welche Teilnehmerdaten erfasst werden sollen. Bisher können folgende Teilnehmerdaten konfiguriert werden:

  • Vorname
  • Mitgliedschaft
  • Equipment
  • Könnenstufe
Um eine Angabe zu erfassen muss das Feld angekreuzt sein.

Participant_settings_configuration1

Die Felder Equipment und Könnenstufe stehen als Auswahlmöglichkeiten bereit (Drop-Down). Die Auswahlmöglichkeiten können in der Konfiguration individuell angepasst werden.

Participant_settings_configuration2

Nach oben

2. Öffentliche Seiten

Öffentliche Seiten erscheinen im linken Navigationsmenü auf der öffentlichen EventHostr-Seite des Veranstalters. Beispiele für öffentliche Seiten:

  • Willkommensseite
  • Vorstellung des Veranstalters
  • Infos zur Anmeldung
  • Impressum
Die öffentlichen Seiten eines Veranstalters werden als Liste im Admin-Bereich unter "Öffentliche Seiten" angezeigt.

Public_pages_list

  • Duch Klicken auf das -Symbol wird die Seite auf der öffentlichen EventHostr-Seite des Veranstalters geöffnet.
  • Beim Klicken auf den Link mit dem Titel der Veranstaltung wird der Inhalt zum Ändern geöffnet.

2.1 Erstellen

Um eine neue öffentliche Seite zu erstellen muss für diese zunächst ein Titel angegeben werden und entsprechender Inhalt geschrieben werden. Der Titel und der Inhalt dürfen nicht leer sein. Mit Hilfe des eingebauten Editors können die Inhalte formattiert werden. Hinweis: Damit die Seite auf der öffentlichen EventHostr-Seite des Veranstalters sichtbar wird muss sie veröffentlicht werden.

Public_pages_create

2.2 Ändern

Jede öffentliche Seite kann geändert werden. Dabei wird der bisherige Titel und Inhalt zum ändern angezeigt.

Public_pages_edit

2.3 Löschen

Das Löschen einer öffentlichen Seite ist in einem extra Menü möglich. Achtung: Das Löschen einer öffentlichen Seite kann nicht rückgängig gemacht werden.

Public_pages_delete

2.4 Veröffentlichen / Verbergen

Beim Klicken auf das oder -Symbol in der Spalte "Veröffentlicht" wird die entsprechende öffentliche Seite veröffentlicht oder verborgen.

Public_pages_list

2.5 Reihenfolge ändern

Die Reihenfolge der öffentlichen Seite kann per Drag & Drop der entsprechenden Listeneinträge geändert werden. Zum verändern der Reihenfolge die Zeile entsprechend der Veranstaltung mit der Maus selektieren und verschieben. Nachdem die die Reihenfolge geändert wurde leuchtet die Tabelle kurz gelb auf. Dadurch wird signalisiert, dass die neue Reihenfolge gespeichert wurde.

Public_pages_list_sort1

Public_pages_list_sort2

Nach oben

3. Veranstaltungen

Veranstaltungen erscheinen im rechten Navigationsmenü auf der öffentlichen EventHostr-Seite des Veranstalters. Veranstaltungen können im Admin-Bereich erstellt, geändert und gelöscht werden. Außerdem kann die Reihenfolge der Veranstaltungen verändert werden.

Events_list

3.1 Erstellen

Um eine neue Veranstaltung zu erstellen muss für diese zunächst ein Titel angegeben werden und entsprechender Inhalt geschrieben werden. Der Titel und der Inhalt dürfen nicht leer sein. Mit Hilfe des eingebauten Editors können die Inhalte formattiert werden. Hinweis: Damit die Veranstaltung auf der öffentlichen EventHostr-Seite des Veranstalters sichtbar wird muss sie veröffentlicht werden.

Events_create1

Im Abschnitt Zusatz-Infos kann optional ein Ansprechpartner für die Veranstaltung angegeben werden. Hinweis: Bei Anmeldungen mit SEPA-Lastschriftverfahren wird der Ansprechpartner auf dem PDF-Dokument angegeben. Bei Angabe eines Veranstaltungsortes und/oder von Tags kann die Veranstaltung einfach über EventHostr gefunden werden. Tags können als Liste von Begriffen, getrennt durch Kommas, angegeben werden.

Events_create2

Im Abschnitt Plätze muss die Zahl der verfügbaren und reservierten Plätze für die Veranstaltung angegeben werden.

  • Die maximale Teilnehmerzahl muss größer als eins sein.
  • Die Zahl der reservierten Plätze muss kleiner oder gleich der Zahl der maximalen Teilnehmerzahl sein. Sie muss größer als Null sein.
Hinweis: Die Konfiguration der verfügbaren Plätze hat direkt Auswirkungen auf die Online-Anmeldungen. Ist die maximale Teilnehmerzahl erreicht, so können keine weiteren Interessenten mehr das Online-Anmeldeformular ausfüllen. Der Anmelde-Button wird nicht mehr angezeigt.

Events_create3

Im Abschnitt Bezahlmethode muss die Art der Bezahlung für die Veranstaltung festgelegt werden. EventHostr bietet aktuell folgende Möglichkeiten:

Bar
Die Bezahlung erfolgt in Bar. Für Veranstaltungen bei der diese Bezahlmethode konfiguriert ist werden keine Kontodaten erfasst.
SEPA-Lastschrift
Die Bezahlung erfolgt per SEPA-Lastschrift. Für Veranstaltungen bei der diese Bezahlmethode konfiguriert ist werden zusätzlich zu den Teilnehmerangaben die notwendigen Angaben für die SEPA-Lastschrift erfasst. Dies sind: Name des Kontoinhabers, Bank, IBAN und BIC. Außerdem wird ein PDF-Dokument mit eindeutiger Mandatsreferenznummer generiert.

Events_create4

Im Abschnitt Anmeldeinfos auf öffentlicher Seite gibt es weitere Optionen, . EventHostr bietet aktuell folgende Optionen:

Zahl der freien Plätze anzeigen
Wenn aktiviert, dann wird die Zahl der noch freien Plätze auf der Veranstaltungsseite angezeigt. Die Zahl der freien Plätze wird nach folgender Formel berechnet: ((maximalen Teilnehmeranzahl - reservierte Plätze) - Abzahl Anmeldungen)
Anmelden-Button anzeigen
Wenn aktiviert, dann wird der Anmelde-Button auf der Veranstaltungsseite angezeigt.

Events_create5

3.2 Ändern

Alle Inhalte und Einstellungen können verändert werden.

Events_edit

3.3 Löschen

Das Löschen einer Veranstaltung ist in einem extra Menü möglich. Achtung: Es werden auch alle mit der Veranstaltung verbundenen Daten gelöscht. Dazu gehören insbesondere die Teilnehmerdaten aus den Anmeldungen. Das Löschen einer Veranstaltung kann nicht rückgängig gemacht werden.

Events_delete

3.4 Veröffentlichen / Verbergen

Beim Klicken auf das oder -Symbol in der Spalte "Veröffentlicht?" wird die entsprechende Veranstaltung veröffentlicht oder verborgen.

Events_list

3.5 Reihenfolge ändern

Die Reihenfolge der Veranstaltungen kann per Drag & Drop der entsprechenden Listeneinträge geändert werden. Zum verändern der Reihenfolge die Zeile entsprechend der Veranstaltung mit der Maus selektieren und verschieben. Nachdem die die Reihenfolge geändert wurde leuchtet die Tabelle kurz gelb auf. Dadurch wird signalisiert, dass die neue Reihenfolge gespeichert wurde.

Events_list_sort1

Events_list_sort2

3.6 Preise/Gebühren konfigurieren

Die Preise/Gebühren für eine Veranstaltung werden separat konfiguriert. Dabei können mehrere Preise/Gebühren in unterschiedlichen Währungen und jeweils mit einer Beschreibung konfiguriert werden. Die Preise/Gebühren erscheinen zur Auswahl im Online-Anmeldeformular.

Events_prices

3.7 Anmeldungen

Unter Anmeldungen können die Teilnehmer, die für eine Veranstaltung erfasst sind, eingesehen und bearbeitet werden. Die Reihenfolge der Einträge entspricht der zeitlichen Reihenfolge, in der das Online-Anmeldeformular jeweils ausgefüllt wurde.

Participant_registrations_list2

Für Veranstaltungen, bei der die Bezahlung per SEPA-Lastschrift erfolgt, können die erfassten Daten zur SEPA-Lastschrift (Kontoinhaber, Bank, IBAN, BIC) angezeigt werden. Außerdem steht das PDF-Formular mit den Teinehmerdaten und dem SEPA-Lastschriftmandat zum Download zur Verfügung.

Participant_registrations_list3

Wird ein Teilnehmer aus der Liste gelöscht, so sind alle Daten auch aus der Teilnehmerdatenbank gelöscht. Achtung: Das Löschen eines Teilnehmers kann nicht rückgängig gemacht werden. Alternativ zum Löschen kann auch der Status auf "Abgemeldet" gesetzt werden. Somit bleiben die Daten in der Liste und in der Datenbank.

Participant_registrations_list4

Neben den Teilnehmerdaten wie Name und Adresse wird auch der aktuelle Status der Anmeldung angezeigt. Hierbei gibt es fünf Möglichkeiten:

Vorgemerkt
Interessenten, die das Online-Anmeldeformular ausgefüllt haben, erhalte automatisch den Status "Vorgemerkt"
Angemeldet
Teilnehmer, der zur Veranstaltung angemeldet ist
Abgemeldet
Teilnehmer, der von der Veranstaltung abgemeldet wurde
Hat teilgenommen
Teilnehmer, der an der Veranstaltung teilgenommen hat
Hat bezahlt
Teilnehmer, der für die Teilnahme an der Veranstaltung bezahlt hat

Der Status muss manuell durch einen Bearbeiter gesetzt werden.

Participant_registrations_list5

Es ist möglich einen Teilnehmer auch über den Admin-Bereich zu erfassen. Nach dem Klicken auf den Button "Neuen Teilnehmer anmelden" wird das Online-Anmeldeformular mit den für die Veranstaltung konfigurierten Feldern gezeigt.

Zur Durchführung der Veranstaltung können alle Teilnehmerdaten in eine Excel-Datei exportiert werden. Hierzu den Button "Nach Excel exportieren" klicken. Hinweis: Die generierte Datei ist im CSV-Format und kann in Excel geöffnet werden. Excel kann ggf. einen Hinweis anzeigen, dass die Daten nicht in Excel erstellt wurden.

Participant_registrations_list2

Nach oben

4. Fotoalben

Fotoalben erscheinen als vordefinierter Menüpunkt im linken Navigationsmenü auf der öffentlichen EventHostr-Seite des Veranstalters. Fotoalben können im Admin-Bereich erstellt, geändert und gelöscht werden. Außerdem kann die Reihenfolge der Fotoalben verändert werden.

Albums_list

4.1 Erstellen

Um ein neues öffentliche Fotoalbum zu erstellen muss für dieses zunächst ein Titel angegeben werden.

Albums_create1

Anschließend können beliebig viele Bilder zum Fotoalbum hinzugefügt werden und hochgeladen werden. Bitte beachte, dass das Hochladen schneller ist je kleiner die Dateigröße der Bilder ist.

Albums_create2

4.2 Ändern

Ändere ein Fotoalbum, indem du ein vorhandenes Bild löschst oder neue Bilder hinzufügst.

Albums_edit

4.3 Löschen

Das Löschen eines Fotoalbums ist in einem extra Menü möglich. Achtung: Das Löschen eines Fotoalbums kann nicht rückgängig gemacht werden.

Albums_delete

4.4 Reihenfolge ändern

Die Reihenfolge der Fotoalben kann per Drag & Drop der entsprechenden Listeneinträge geändert werden. Zum verändern der Reihenfolge die Zeile entsprechend des Fotoalbums mit der Maus selektieren und verschieben. Nachdem die die Reihenfolge geändert wurde leuchtet die Tabelle kurz gelb auf. Dadurch wird signalisiert, dass die neue Reihenfolge gespeichert wurde.

Albums_list_sort1

Albums_list_sort2

Nach oben

5. Teilnehmerdatenbank

In der Teilnehmerdatenbank sind alle Teilnehmer der Veranstaltungen eines Veranstalters gespeichert.

5.1 Suchen

Du kannst mit Hilfe der Suche nach Teilnehmern anhand des Vornamens und des Nachnamens suchen.

Participants_database_1

Bitte beachte, dass die Suchergebnisse nach Teilnehmern mit demselben Vor- und Nachnamen sowie dem Geburtsdatum gruppiert werden, jedoch nicht nach den anderen Daten wie der Adresse oder dem Wohnort da diese sich im Laufe der Zeit ändern können.

Nach oben